วันอังคารที่ 13 ธันวาคม พ.ศ. 2554

แนวทางการดำเนินการให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการควรเริ่มจากขั้นตอนใด อย่างไร

สมมตินักเรียนต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเรื่องอาชีพของคนในหมู่บ้านนักเรียนอาจเริ่มต้นด้วยการออกแบบสอบถามสำหรับ การไปสำรวจข้อมูลเพื่อให้ครอบครัวต่างๆในหมู่บ้านกรอกข้อมูลมีการส่งแบบสอบถามไปยังผู้กรอกข้อมูลเพื่อทำการกรอกรายละเอียด มีการเก็บรวมรวมข้อมูลมีเทคนิคและวิธีการหลายอย่างเช่นการใช้เครื่องจักรช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการตรวจจากรหัสแท่งหรืออ่าน ข้อมูลที่ใช้ดินสอระบายตำแหน่ง ที่กรอกข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศมีการดำเนินการอย่างไร

การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ  
   อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

      1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการเพื่อความสะดวกในการค้นหา
         
      2. การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย
         
      3. การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น

จุดประสงค์ของการจัดเรียงข้อมูลคืออะไร

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน


  การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล    
ควรประกอบด้วย
  1. การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวมรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
     
  2. การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจ< wbr>สอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน

. คุณสมบัติของข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะอย่างไรบ้าง

 ข้อมูลที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ (accuracy) ข้อมูลจะมีความถูกต้องและเชื่อถืได้มากน้อยเพียงใดนั้น ขึ้นกับวิธีการที่ใช้ในการควบคุมข้อมูลนำเข้า และการควบคุมการประมวลผลการควบคุมข้อมูลนำเข้าเป็นการกระทำเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลนำเข้ามีความถูกต้องเชื่อถือได้ เพราะถ้าข้อมูลนำเข้าไม่มีความถูกต้องแล้วถึงแม้จะใช้วิธีการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลที่ดีเพียงใด ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะไม่มีความถูกต้อง หรือนำไปใช้ไม่ได้ ข้อมูลนำเข้าจะต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบว่าถูกต้องแล้ว ข้อมูลบางอย่างอาจต้องแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง ซึ่งอาจต้องพิมพ์ข้อมูลมาตรวจเช็คด้วยมือก่อน การประมวลผลถึงแม้ว่าจะมีการตรวจสอบข้อมูลนำเข้าแล้วก็ตาม ก็อาจทำให้ได้ข้อมูลที่ผิดพลาดได้ เช่น เกิดจากการเขียนโปรแกรมหรือใช้สูตรคำนวณผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรกำหนดวิธีการควบคุมการประมวลผลซึ่งได้แก่ การตรวจเช็คยอดรวมที่ได้จากการประมวลผลแต่ละครั้ง หรือการตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูลสมมติที่มีการคำนวณด้วยว่ามีความถูกต้องตรงกันหรือไม่

ข้อแตกต่างระหว่างข้อมูล และสารสนเทศ

ข้อมูลกับสารสนเทศมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันอย่างไร

สารสนเทศ (information) [1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย

ความหมายของข้อมูล

 ข้อมูล (Data)  หมายถึง  ข้อเท็จจริงของ
สิ่งต่างๆที่อยู่รอบตัวเรา ไม่ว่าจะเป็น  คน  สัตว์  สิ่งของ
 สถานที่ต่างๆ ธรรมชาติทั่วไป ล้วนแล้ว แต่มีข้อมูล
ในตนเอง ทำให้เรารู้ความเป็นมา ความสำคัญ และ
ประโยชน์ ของสิ่งเหล่านั้น  ดังนั้นข้อมูลของทุกๆสิ่ง
จึงมีความสำคัญมาก